$[「感謝の心を土台としてお客様サービスに徹する」を経営理念に掲げ、ビルメンテナンスや経営コンサルティング、環境整備の事業を展開する株式会社第一ビルメンテナンス。この度は、「総務経理部SEチーム」リーダーの大久保貴弘様に、myBridgeの活用方法についてお話を伺いました。]

名刺情報の全社共有と登録工数の削減が課題

–はじめに、御社の業務内容をお聞かせください。

 大久保様：当社は主にビルメンテナンス事業を営んでいます。マンションやアパートなどのレジデンスのみならず、オフィスビルや商業施設、教育施設、医療・介護施設に対する保守、清掃、点検などを行っています。また、ビルメンテナンスに関連する事業として、経営コンサルティングや環境整備の事業も展開しています。

–名刺管理サービスを導入する前、どのような課題がありましたか？

大久保様：当社の主な顧客は不動産会社です。各営業担当者がさまざまな顧客と関係を構築していますが、これまでは顧客の名刺を個々で管理していました。そのため、顧客情報を全社で見える化するという課題がありました。

また、社内で活用している顧客管理システムに名刺情報を都度登録する手間も発生していました。過去に登録した情報が更新されていないケースも多く、最新の情報を確認しようとしても顧客担当者の役職が古いままだったり、CSVで出力するデータに誤りがあったりしました。

このような状況を改善するために、名刺管理サービスの導入を検討し始めました。

–どのような経緯でmyBridgeを知りましたか？

大久保様：インターネット検索です。導入にあたっては、myBridgeのみならず他社サービスも検討しましたが、コスト面で社内の了承を得られませんでした。myBridgeは導入時にコストが発生しないため、会社としても承認しやすかったと思います。

また、名刺共有と名刺管理の機能をシンプルに備えている点も魅力的だと感じました。導入の検討期間は約半月です。

 –myBridgeのランニングコストはどのように検討しましたか？

大久保様：高額な他社サービスの導入を検討していたときは、コストがかかりすぎるため社内の利用者を制限する考えがありました。しかし、他社サービスで新規営業担当者6名のみの使用とすると、1人あたり4,000円から5,000円のコストが発生します。全員で使用すると1人あたりのコストは抑えられますが、年間で100万円を超える費用が発生する見込みでした。このような計算もあり、他社サービスの導入を見送っています。

myBridgeの場合、11人目以降のコストは1人あたり490円でした。そのため他社サービスと比較して、大幅なコストカットができると考えました。新しいサービスの使用を社内で申請する際、コストの問題が大きなハードルになります。この点において、myBridgeは導入しやすいサービスでした。

社内には、名刺管理のデジタル化を望む担当者と、アナログな状態のままで問題ないと考える担当者がいましたが、最終的には経営陣の判断で導入を決定しました。

スマホで撮影して簡単にデータベース化
社外への情報発信にもmyBridgeのデータを活用

–業務において、具体的にどのようにmyBridgeを活用していますか？

大久保様：現在は、主に営業部約40名、役職者、総務担当者がmyBridgeを使っています。また、広報担当者や採用担当者、ハウスクリーニング担当者も使っています。

多くのメンバーは、顧客情報の確認のためにmyBridgeを活用しています。いただいた名刺をスマートフォンのカメラで撮影するだけで、全社に簡単に共有できるため顧客情報を確認しやすい環境を整えることができました。

このように操作が簡単である点はmyBridgeの大きな特徴であり、社内で活用が進んだ理由だと考えています。

また当社には、社内報を送付して顧客とコミュニケーションを取る文化があります。これらの社内報の送信先もmyBridgeでリスト管理するようになりました。現在は、リストを作成したうえで、社内報を一括送信できるようになっています。

ほかにも採用広報にmyBridgeを活用しています。さまざまな部署で目的に応じて情報を活用できるようになったのは、myBridge内に顧客情報を常に最新の状態で一元管理する環境が整ったためです。

myBridgeに名刺情報を登録するのが当たり前に
営業活動に付随する情報収集時間も削減

–myBridgeを導入してどのような変化がありましたか？

 大久保様：顧客情報を手入力する必要がなくなり、名刺情報を共有するための工数を削減できました。名刺情報の登録が簡単にできるため、各営業担当者が常に最新の情報をmyBridgeに登録するようになりました。

そのため、営業担当者が顧客を訪問する前に、迅速に最新の名刺情報を確認できるようになりました。myBridgeの導入により、情報共有と情報管理が楽になりました。

また、myBridgeに名刺を登録しておくと、自分のスマートフォンに連絡先を登録していない相手でも着信時に名刺情報が表示される点も大きな変化です。電話に出る前に内容が推測できるので、非常に便利に感じています。これにより、有事の際の対応も迅速になりました。

社内報を一括送信する際は、顧客情報をCSVでエクスポートして、整理してから送付しています。myBridgeで顧客の最新情報を一元管理できているため、役職の誤りをはじめとするミスを回避できるようになり、顧客とのトラブル防止につながりました。

現在は、myBridgeに名刺情報を登録するのが当たり前の状況となっています。特定の人物の連絡先を探す手間も省くことができ、営業活動に付随して発生する情報収集の時間を削減できました。このような変化により、営業担当者が顧客との商談に割く時間も増えつつあると感じています。

myBridgeは導入コストの問題を解決する名刺管理サービス
機能がシンプルだからこそ現場に普及

–最後に、myBridgeの導入を検討している方にメッセージをお願いします。

大久保様：myBridgeは導入コストの課題を解決して使い始めることができる名刺管理サービスです。他社サービスと比較して、1人あたりのランニングコストも低いため費用対効果が高いと思います。

また、シンプルな操作で名刺共有と名刺管理ができる点も優れていると感じます。複雑な操作が求められる名刺管理サービスを提供しても、忙しい現場の営業担当者に普及しなかったでしょう。

 営業担当者が個別に管理している名刺情報を全社に共有するのであれば、myBridgeは非常に優れたサービスだと思います。

–ありがとうございました。