$[全国各地のクリーンセンターをはじめとする環境施設向けの人材派遣サービスを提供する株式会社キリン・エンジニアリング・サービス様。この度は、営業・業務部に所属する辰巳ちはる様に、myBridgeを導入した経緯や活用方法についてお話を伺いました。]

導入前は、各々が独自の方法で名刺を管理する状況
情報共有や情報登録に手間がかかっていた

–はじめに、御社の業務内容をお聞かせください。

辰巳様：当社は、クリーンセンターなどの施設運営に携わる人材の育成および人材派遣サービスを提供しています。環境施設での業務に対応できる国家資格者や技能講習修了者を正社員として雇用したうえで全国の施設に派遣し、メンテナンスを含めた施設の運営を支援する事業です。創業以来「安全」「安心」「安定」「信頼」を大切にしており、質の高いサービスの提供にこだわっています。

顧客はクリーンセンターやリサイクル施設、上下水道、排水処理施設などの管理運営を営む企業です。おかげさまで現在は全国で35を超える環境施設の維持管理をお任せいただくまでになりました。

私は、営業・業務部に所属しており、各種のプロフェッショナル人材の現地面接や、採用者の入社手続きなどを担当しています。

–myBridgeを導入する前は、どのように名刺を管理していましたか？

辰巳様：営業・業務部に所属するメンバーは、各自で選んだ無料アプリを使って名刺を管理していました。各々が独自の方法で名刺を管理する状況であり、社内における名刺情報の円滑な共有はできていませんでした。誰がどの名刺を持っているかわからず、情報を確認する際は、名刺を持っているメンバーを探したうえで、名刺が手元に届くのを待つ必要がありました。

そのような状況だったため、他の担当者が保有している名刺の情報を手元で保管する際は、Excelに都度入力しなければなりません。同じ取引先の同じ苗字の人の情報を登録する際、担当部署を分けて記載するなどの作業に手間がかかっていました。

–どのような経緯でmyBridgeを知りましたか？

辰巳様：前職でmyBridgeを活用していた社内のメンバーから話を聞きました。そのときに私もスマートフォンアプリの画面を見せてもらいましたが、使い方をすぐにイメージできるデザインが印象的でした。

導入にあたって複数の名刺管理サービスを検討する過程で、当社における名刺の活用方法を想定した場合、名刺情報の共有と閲覧機能を主に求めており、その他の機能は求めていないと考えました。そのうえでコストの比較を行い、myBridgeの活用について稟議を上げることに決めました。

実は、当初は他社の名刺管理サービスを活用するための稟議がすでに上がっていたのですが、検討に2週間以上かかっている状況でした。これまでアナログな環境で名刺管理を行っていたため、初期導入費用や高額な年間利用料などが発生する他社の名刺管理サービスを導入して問題ないか、コスト面でさらに適切なサービスは他にないのかという点が議論されていたようです。そのような状況で、私からmyBridgeに関する稟議を新たに上げたところ、1日で承認されました。

–myBridgeの導入に際して、どのような反応がありましたか？

辰巳様：myBridge導入の際の反応として、名刺を撮影する手間に関する懸念がありましたが、スマートフォンで名刺を撮影するだけで済む自動登録の方法を説明して対応しました。ほかには、スマートフォンの電話帳に名刺情報が登録されていなくても、受電時に発信者の氏名を画面に表示できるのかという質問がありました。この点についてもmyBridgeの機能で対応可能です。

このようにmyBridgeには、名刺の閲覧機能を主に求める当社にとって十分な機能が搭載されています。名刺管理サービスを使った経験を持たないメンバーでも操作に迷うことはなく、名刺の撮影から登録までのプロセスがシンプルであるため、安心して導入できました。

内勤と外勤のメンバーで活用
取得した名刺情報をリアルタイムで社内共有

–業務において、具体的にどのようにmyBridgeを活用していますか？

辰巳様：営業・業務部のメンバーで1つの共有名刺帳を作成し、名刺情報の共有と検索にmyBridgeを活用しています。

営業・業務部には内勤のメンバーもいますが、営業担当者の半数は常に外出しており、本社に戻るのは月に数度です。myBridgeのおかげで、営業担当者が取得した取引先の名刺情報をリアルタイムで社内に共有できています。

紙の名刺は、私が受け取ってファイリングしていますが、myBridgeを導入してから紙の名刺を活用する機会がなくなりました。

特定の名刺を探す際は、各メンバーが業務環境に合わせてPCもしくはスマートフォンアプリを使って名刺情報を検索しています。私の場合、内勤時は主にPC、外勤時は主にスマートフォンから2日に1回以上の頻度でmyBridgeにアクセスしている状況です。

名刺の探索および情報登録の工数を削減
使いやすいデザインもメンバーから好評

–myBridgeを導入してどのような変化がありましたか？

辰巳様：新しい名刺をリアルタイムで閲覧できるようになった点が大きな変化です。特定の名刺を求めて社内のさまざまなメンバーに声をかけるような状況がなくなりました。名刺情報をExcelに手作業で打ち込む必要もなくなり、大変助かっています。

myBridgeは直感的に操作できる分かりやすいUI（ユーザーインターフェース）を備えているため、過去に他の名刺管理サービスを使用していたメンバーも操作にすぐに慣れることができました。新しいメンバーに会員登録してもらう際のメールによる招待も分かりやすいと感じます。今のところmyBridgeの操作に悩むようなことはありません。

また、名刺を撮影してから登録するまでのスピード、情報登録の正確さにも満足しています。このようにmyBridgeの導入により、営業・業務部で大幅な業務効率化を実現できました。

十分な機能を備え、コストメリットがあるmyBridge

–最後に、myBridgeの導入を検討している方にメッセージをお願いします。

辰巳様：当社のように名刺の閲覧機能を主に求めている企業の場合、myBridgeは最適な選択肢だと思います。十分な機能と使いやすいデザインを備えており、コストメリットも大きいためです。実際に、当社の経営陣もコスト面に満足しています。

myBridgeのおかげで外勤のメンバーが取得した名刺情報をリアルタイムで確認できるようになり、名刺情報の共有に関連して発生していた細かな業務がなくなりました。このようにmyBridgeは、社内における名刺管理と情報共有をスマートにしてくれるサービスです。

–ありがとうございました。